Como melhorar o atendimento ao cliente

Na maioria das vezes o funcionário recebe treinamento formal para aprender a utilizar o telefone. É o telefone o meio de comunicação mais rápido que a categoria reconhece para falar com a Entidade Representativa, ou seja, é uma porta de entrada para os que vão se associar. A maneira como a sua entidade opera as relações pode surtir efeito negativo ou positivo que pode ser o diferencial. As técnicas de atendimento possuem alguns princípios como:
- Atender ao telefone prontamente, o que pode significar agilidade. (Não deixe o telefone tocar mais de três vezes).
- Simpatia e identificação no atendimento, saudação que vai esclarecer o nome da entidade o nome do atendente, deve incluir uma saudação educada como (bom dia, boa noite), e não fale em tom de voz que transmita ao usuário que seja uma frase decorada.
- Anotar os recados completos que deve incluir: o nome de quem vai receber o recado, data e hora do telefonema, o nome da pessoa que enviou o recado, instituição que ligou o número do telefone, o recado que a pessoa enviou, e colocando em seguida o nome de quem recebeu o recado.
- A voz ao telefone é a primeira impressão, é o cartão de visita da sua empresa: transmita as informações com clama e clareza, não seja rápido ao atender, mantenha uma velocidade uniforme e em um tom agradável.
- Sempre manter a paciência: a pessoa que esta sendo atendida deve ser atendida com delicadeza. Se a pessoa for grossa ou estressada, procure ser paciente e tentar manter ela calma. Mesmo que o cliente seja mal educado mantenha a educação e procure ser o mais solicito possível.
- O seu ambiente de trabalho deve ser um lugar agradável e bem ventilado.
- Os equipamentos que um atendente necessita para fazer um bom atendimento: listas telefônicas que sejam atualizadas, os números de telefones mais chamados, relação dos ramais por nomes de funcionários, tabela de tarifas telefônicas, lápis e caneta à mão, bloco para anotações, livro para registrar os defeitos.
- Seguindo essas dicas a entidade e o atendente pode vir a melhorar a qualidade do atendimento.